Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

 

1. Dataansvarlig

Hotel Hillerød er dataansvarlig.

Hotel Hillerød kontaktoplysninger er:

Hotel Hillerød, Milnersvej 41, 3400 Hillerød, telefon 48240800, mail hotel@hotelhillerod.dk, kontaktperson Katja Slüter.

Hotel Hillerød håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Hotel Hillerød indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Hotel Hillerøds serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hotel Hillerød, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hotel Hillerød.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hotel Hillerød A/S afgiver til Hotel Hillerød i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler.
2. Hotel Hillerød indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Hotel Hillerød på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hotel Hillerøds serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hotel Hillerød.
• Fra B2B marked.
• Gennem browser cookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af Hotel Hillerøds digitale ydelser.
• Ved deltagelse i Hotel Hillerøds kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Hotel Hillerøds nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.
• Når leverandører indgår aftaler med Hotel Hillerød eller afgiver tilbud til Hotel Hillerød.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der, er opsat i lobby og ved receptionen sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

3. Oplysninger som Hotel Hillerød indsamler

Hotel Hillerød indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik herunder også brugen af Hotel Hillerøds digitale serviceydelser.
• Brugen af Hotel Hillerøds kunde/loyalitetsprogram.
• Oplysninger fra Hotel Hillerøds kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
• Oplysninger fra Hotel Hillerøds sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hotel Hillerød.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde eller leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Hotel Hillerød yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hotel Hillerøds betjening/servicering af gæsten/kunden/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger, opfatter Hotel Hillerød dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Hotel Hillerød modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hotel Hillerød i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hotel Hillerød har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Hillerøds vilkår og betingelser samt Hotel Hillerøds persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
4. Betaling med betalingskort  

Hotel Hillerød anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort.  DIBS og Hotel Hillerød er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer Hotel Hillerød de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 6 mdr., hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.
5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Hotel Hillerød indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hotel Hillerød indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hotel Hillerøds serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om – og salg – af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Hotel Hillerøds serviceydelser.
• Tilpasning af Hotel Hillerøds markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
• Tilpasning af Hotel Hillerøds samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hotel Hillerød, herunder eventuel deltagelse i Hotel Hillerøds kunde/loyalitetsprogram.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

6. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Hotel Hillerød vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hotel Hillerød, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Hotel Hillerød behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Hotel Hillerøds behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hotel Hillerød forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hotel Hillerød og kvaliteten af Hotel Hillerøds serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hotel Hillerød oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hotel Hillerød alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

I nogle situationer modtager Hotel Hillerød personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Hillerøds vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Hotel Hillerød er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år.

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Hillerød behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hotel Hillerød har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Hotel Hillerød har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Hotel Hillerød ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hotel Hillerød ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Hotel Hillerød har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hotel Hillerød. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Hotel Hillerød er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hotel Hillerød om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hotel Hillerød er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Hotel Hillerød, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hotel Hillerød

Skriftlig anmodning sendes til Hotel Hillerød, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Hotel Hillerød vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registrerede.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hotel Hillerød vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hotel Hillerød vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hotel Hillerød tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Hotel Hillerød beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Hotel Hillerød, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

Hotel Hillerød kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Hotel Hillerød tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hotel Hillerød underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Hotel Hillerøds sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Hotel Hillerød benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Hotel Hillerød indgår løbende databehandleraftaler med alle Hotel Hillerøds leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

Hotel Hillerød er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Hotel Hillerød sletter dine personoplysninger, når Hotel Hillerøds lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede

10. Cookies

Hotel Hillerød bruger cookies på hjemmeside til teknisk funktionalitet og trafikmåling. En cookie er en lille tekstfil, der lagres i din browser for at kunne genkende din computer ved genbesøg. En cookie kan ikke indeholde virus. En cookie sletter sig selv efter et vist antal måneder (varierer), og fornyes efter hver besøg.

Vejledning til sletning af cookies: http://minecookies.org/cookiehandtering

11. Klage

Klage over Hotel Hillerød behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 – E-MAIL dt@datatilsynet.dk